Wie kann ich trotz steigendem Abwicklungsaufwand mit einem herausragenden Service bei meinen Kunden punkten? Und das, ohne die Arbeitszeit oder Mitarbeiterzahl zu erhöhen, geschweige denn die Kosten. Der Geschäftsführer eines mittelständischen Einrichtungshauses Paul H. und sein Team machen vor, was in naher Zukunft viele Nachahmer finden wird – einfach deshalb, weil es so einfach ist: Das Unternehmen arbeitet digital. Mit der Sicherheit, auch papierlos jederzeit über alle relevanten Informationen zu verfügen, ohne Auftragsmappen und Notizzettel auf dem Schreibtisch.
Paul H. hat marahplus im Einsatz, die ERP-Lösung von Sauter + Held. Die Stuttgarter Softwareschmiede unterstützt insbesondere Kunden aus dem Möbelhandel dabei, ihre täglichen Prozesse schlanker, transparenter und damit effizienter zu gestalten. Rund 30 virtuelle marahplus Assistentinnen stellen rund um die Uhr ihre Dienste zur Verfügung, für die Auftragsbearbeitung, Planung, Warenverkehr und vieles mehr. Als zentrale Anlaufstelle fungiert das Infocenter, die digitale Auftragsmappe von marahplus. Sämtliche Informationen zu den jeweiligen Belegen stehen hier digital und zentral sowie übersichtlich strukturiert zur Verfügung – es liegt quasi alles in einem Fach. Auf dieses können alle beteiligten Mitarbeiter zugreifen und somit direkter kommunizieren, schneller auf Veränderungen reagieren und jederzeit Auskunft geben. Das freut die Kunden – und senkt gleichzeitig den Verwaltungs- und Archivierungsaufwand.
Wie geht das konkret?
Im marahplus Infocenter gewinnen Mitarbeiter einen schnellen und vollständigen Überblick über den Auftrag und über die einzelnen Positionen inklusive Menge, EK-/VK-Preis, den Status von Bestellung, Lieferung sowie Zahlungen und vieles mehr. Für tiefer gehende Informationen kann auf den Lieferanten-, Kunden- oder Artikelstamm zugegriffen werden, um beispielsweise über hinterlegte Adressdaten direkt mit den Ansprechpartnern in Kontakt zu treten. Über die Beleghistorie kann exakt nachvollzogen werden, wer, was, wann erledigt hat oder was zu welchem Zeitpunkt noch getan werden muss. Ebenso übersichtlich ist dargestellt, wann Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Wareneingänge sowie gegebenenfalls Servicefälle eingegangen sind. Alle zum Beleg gehörenden Informationen wie Skizzen, Fotos, Scans oder auch E-Mails etc. werden in der digitalen Hängemappe abgelegt. So gehen wichtige Dokumente nicht in Papierstapeln unter, sondern bleiben für jeden leicht auffindbar.
Karlheinz Binder, Projektmanager bei Sauter + Held, fasst die Vorzüge des marahplus Infocenters folgendermaßen zusammen: „Mit der digitalisierten Auftragsmappe bieten wir den vollständigen Überblick über alle Details im Belegfluss. Die Auftragsabwicklung wird transparenter und effizienter, gleichzeitig werden Abläufe in Verwaltung und Archivierung verschlankt – ein wichtiger Schritt in Richtung digitalisiertes und damit zukunftorientiertes Unternehmen.
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