Britta M. erkennt sich selbst nicht wieder. Wenn heute „Eingangsrechnungen bearbeiten“ auf ihrer To-do-Liste steht, kommt (fast) Freude auf. Was einst lästiger Papierkram war und nicht selten hinausgeschoben wurde, geht ihr heute ganz leicht von der Hand, besser gesagt, es geht nahezu automatisch. Sie benötigt nur noch einen Bruchteil der Zeit, den sie früher für die Dateneingabe aufwenden musste. Nichts geht mehr verloren, weder Rechnungsdokumente noch Skontoabzüge. So erledigt sie alles bestens gelaunt und hat mehr Zeit für andere Dinge.
Das Geheimnis ihrer Gelassenheit liegt in der Wahl der Mittel. Denn sie lässt sich gut und gerne unterstützen von der Buchhaltungsassistentin der ERP-Lösung marahplus von Sauter + Held. Dieses Software-Modul erfasst per Texterkennung (OCR) digitale Eingangsrechnungen. Und zwar unabhängig davon, ob diese bereits in elektronischer Form vorliegen oder eine Papierrechnung gescannt und als PDF gespeichert wird. Mit Spürsinn und Geschick erkennt und erfasst die virtuelle Unterstützung Texte jeder Art.
Sie kann jedoch viel mehr als das: Belege werden inhaltlich (nach Datum, Betrag, Absender etc.) und formal geprüft, zur Freigabe je nach Rechnungssumme und Zuständigkeit verteilt und entsprechend kontiert. Ihrer unglaublichen Kommunikationsfähigkeit ist es zu verdanken, dass sie enge Kontakte zur Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und zu anderen Unternehmensbereichen pflegt und es für sie ein Leichtes ist, entsprechende Verknüpfungen herzustellen. Zudem ist die virtuelle Buchhaltungsassistentin extrem lernwillig. Sich wiederholende, gleich aufgebaute Belege behält sie im Gedächtnis, wenn der Bearbeiter die entsprechenden Bereiche definiert. Genauso kann mit bestimmten Suchbegriffen gearbeitet werden, einer Kombination aus verschiedenen Stichwörtern oder einer Text-Zahlen-Kombination. Befindet sich auf dem Beleg beispielsweise eine Autonummer, kann diese nach entsprechendem „Training“ sofort dem jeweiligen Fahrer, Mitarbeiter oder einer Kostenstelle zugeordnet werden. Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung wird ihre Mitarbeit also immer wertvoller.
Ein elementar wichtiger Aspekt in der Buchhaltung ist es mittlerweile, den gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Archivierung nachzukommen. Mithilfe der Buchhaltungsassistentin können Anwender sicher sein, dass kein Dokument verloren geht, es eindeutig gefunden und reproduziert sowie unveränderbar – und damit gesetzeskonform – archiviert werden kann. Alle Änderungen werden zusätzlich im elektronischen Archivsystem protokolliert und erst nach der Aufbewahrungsfrist vernichtet. Das und vieles mehr bieten Sicherheit und Transparenz in buchhalterischen Abläufen.
Henning Richter, Projektmanager bei Sauter + Held bringt die Qualifikation der marahplus Buchhaltungsassistentin abschließend auf den Punkt: „Unsere virtuelle Buchhaltungsassistentin spart Zeit und die Nutzer gewinnen sowohl in gesetzlicher als auch in finanzieller Hinsicht. Denn dank schneller (Freigabe-) Prozesse können zum Beispiel Skonti zuverlässig genutzt werden.“
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