Ein typischer Arbeitsbeginn im Einrichtungshaus: 15 Auftragsbestätigungen und Rechnungen warten bereits im E-Mail-Posteingang. Damit startet der Tag vieler Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter unmittelbar mit manueller Belegprüfung – ein Prozess, der den Abgleich von Preisen, Mengen, Lieferterminen und Konditionen umfasst und entsprechend zeitintensiv ist.

Wie groß dieser Aufwand in der Praxis tatsächlich ist, zeigt eine einfache Hochrechnung: Bei 3.000 bis 10.000 Eingangsbelegen pro Jahr und etwa zehn Minuten Bearbeitungszeit pro Dokument entstehen 500 bis über 1.600 Arbeitsstunden jährlich allein für die Belegprüfung. Das entspricht rund 63 bis 200 Arbeitstagen pro Jahr – und damit im oberen Bereich nahezu einer ganzen Vollzeitstelle.

Dokumentenflut im Alltag
Besonders deutlich wird die Komplexität im Küchenbereich: Ein einzelner Küchenauftrag umfasst eine Vielzahl an Komponenten unter-schiedlichster Hersteller – von Küchenmöbeln über Elektrogeräte, Spülen und Armaturen bis hin zu Arbeitsplatten in verschiedenen Ausführungen sowie individuellen Ausstattungen. Aus jedem Auftrag entstehen zahlreiche Einzelbestellungen, die als PDFs an unterschiedliche Lieferanten versendet werden und deren Auftragsbestätigungen anschließend separat eingehen. So entsteht eine hohe Dokumentenmenge, die einzeln geprüft, zugeordnet und abgeglichen werden muss. Eine Lösung dafür bietet kiwi docs von Sauter + Held, ein intelligentes Programm für den automatisierten Belegabgleich.

Digitale Belegprüfung
Das Prinzip ist bewusst einfach gehalten: Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden jeweils im PDF-Format in das System geladen und gegenübergestellt. kiwi docs extrahiert automatisch alle relevanten Informationen, erkennt zusammengehörige Positionen und führt den strukturierten Abgleich durch. 

Dabei wird jede Position der Bestellung eindeutig der entsprechenden Position in Auftragsbestätigung oder Rechnung zugeordnet – auch bei abweichenden Strukturen oder Reihenfolgen. Differenzen wie Preisänderungen, Mengenabweichungen, verschobene Liefertermine oder fehlende Positionen werden unmittelbar sichtbar und können gezielt geprüft und bearbeitet werden. Über den reinen Vergleich hinaus erfolgt eine sachliche und fachliche Prüfung der einzelnen Positionen. Das System analysiert Produktbeschreibungen sowie technische Merkmale und erkennt dabei Unstimmigkeiten – etwa bei Oberflächen, Farben und Ausführungen, Materialien sowie Maßen und technischen Spezifikationen.

Das Ergebnis wird in einem übersichtlichen Prüfbericht zusammengefasst. Abweichungen werden detailliert dargestellt. Ergänzend werden Hinweise ausgegeben, wenn Positionen nicht bestätigt werden können, etwa aufgrund fehlender Verfügbarkeit oder anderer Ursachen.

Auch Möbelhersteller profitieren
Auf die Frage nach dem Einsatzgebiet von kiwi docs betont Thomas Sauter, Chefentwickler der Stuttgarter Branchendenker: „Besonders effektiv zeigt sich unsere Lösung überall dort, wo hohe Belegmengen und komplexe Auftragsstrukturen wertvolle Ressourcen binden und schafft so spürbare Entlastung in Möbel- und Küchenhäusern ebenso wie bei Möbelherstellern. Die Lösung automatisiert zeitaufwendige Routineprozesse, reduziert den manuellen Aufwand nachhaltig und bildet damit die Grundlage für stabile und leistungsfähige Abläufe.

kiwi docs ist flexibel einsetzbar – integriert in marahplus oder unabhängig davon. So können Unternehmen ihre Belegprüfung automatisieren, wiederkehrende Verwaltungsaufgaben effizienter bearbeiten und von einem System profitieren, das mitdenkt und selbstständig arbeitet.