Juliane F. liebt ihren Beruf – und seit ein paar Wochen sogar noch ein bisschen mehr: Sie ist Buchhalterin in einem renommierten Einrichtungshaus. Was anfangs nicht besonders aufregend klang, hat sich in den mittlerweile fünf Jahren als abwechslungsreiche Tätigkeit entpuppt. Langeweile ist für sie ein Fremdwort, denn pro Jahr bearbeitet sie rund 6000 Eingangsrechnungen. Bearbeiten heißt konkret: Rechnungen zur inhaltlichen und formellen Prüfung und Freigabe an die zuständigen Kollegen weiterschicken, Rückfragen klären und die Freigabe einholen; im Anschluss die Rechnungen kontieren sowie buchen und den Zahlvorgang einleiten. Last but not least die Rechnungen noch revisionssicher archivieren. Viele zeitaufwendige Arbeitsschritte, die bisher ihre ganze Konzentration erforderten, um sie innerhalb der Arbeitszeit zu erledigen – und auch nach einem langen Arbeitstag keine Fehler zu machen. Doch seit Anfang des Monats sieht die Sache schon ganz anders aus.

Sie hat Verstärkung bekommen: Ihr System für Rechnungswesen – marahrw7 – wurde von den Softwarespezialisten Sauter + Held um das digitale Rechnungseingangsmanagement ergänzt. Von Anfang an hat es mit dem neuen Softwareassistenten gut funktioniert. Schließlich ist ihr die Arbeitsoberfläche vertraut – und sie konnte sich dank des Online-Schulungsprogramms traiwiss von Sauter + Held intensiv vorbereiten. Jetzt erledigt sie die Aufgaben in weniger Zeit und wesentlich entspannter. Eingehende Rechnungen werden unabhängig vom Rechnungsformat – ob digital oder in Papierform – im System erfasst, validiert sowie vorkontiert. Mittels marahOCR lassen sich relevante Daten wie beispielsweise Rechnungsnummer, Absender, Beträge sowie das Datum automatisch einlesen. Das System ist sogar in der Lage, zwischen Kostenrechnungen und Wareneingangsrechnungen zu unterscheiden. Eine Kostenrechnung wird direkt in das digitale marahrw7 Rechnungseingangsbuch übertragen. Wareneingangsrechnungen landen hingegen automatisch in marahplus, dem Warenwirtschaftssystem von Sauter + Held, werden dort verbucht und dann in das Rechnungseingangsbuch übernommen.

Zeitgleich wird in marahplus die Kalkulation auf Belegebene aktualisiert. Im Rechnungseingangsbuch wird der gesamte Freigabeprozess organisiert: von der formalen und sachlichen Prüfung bis hin zur Zahlungsfreigabe.

Den aktuellen Bearbeitungsstatus einer Rechnung hat Juliane F. immer im Blick. Eine Erinnerung erfolgt automatisch dann, wenn die Freigabe nicht rechtzeitig vorliegt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine termingerechte Prüfung stellt eine pünktliche Zahlung sicher; und Skonti können zuverlässig genutzt werden. Auch an das Controlling wurde gedacht: Während des laufenden Freigabeprozesses können Rechnungen für Liquiditätsplanungen und Budgetkontrollen jederzeit eingesehen werden. Ist die Rechnung freigegeben, sorgt das intelligente System für die entsprechende Buchung auf Sachkonten und veranlasst die Zahlungen. In puncto Rechtssicherheit ist das Unternehmen ebenfalls bestens aufgestellt: Alle Schritte des Rechnungsprozesses werden revisionssicher, d. h. unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften wie GoBD etc., archiviert.