Schnell, transparent, sicher – Rechnungseingangs- management digital
Unser aktueller Beitrag aus der möbel kultur zum Thema Rechnungseingagsmanagement
Das Leben ist zu kurz für unnötigen Arbeitsaufwand. In Zeiten nahezu unbegrenzter Möglichkeiten kann man sich in vielen Bereichen digital unterstützen lassen. Gerade bei Aufgaben mit immer wiederkehrenden Arbeitsschritten ist das der beste Weg, um produktiver zu arbeiten. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs ist dafür ein gutes Beispiel. Oftmals werden Rechnungen zur Freigabe und Erfassung von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergeleitet und final in Ordnern abgelegt – eine zeitintensive und aufwändige Arbeit.
Der digitale Buchhaltungsassistent
Delegieren heißt hier das Zauberwort. In diesem Fall nicht an den analogen, sondern an einen virtuellen Kollegen, der durch seinen Einsatz Abläufe vereinfacht und beschleunigt. Das führt fast zwangsläufig zu einer Entschleunigung im Tagesgeschäft. Fast zu schön, um wahr zu sein?
Es gibt ihn wirklich: Der Kollege heißt digitaler Buchhaltungsassistent. Er ist einer von über 30 virtuellen Assistenten der ERP-Lösung marahplus von Sauter + Held. Mit klar definierten Prozessen automatisiert er die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung digitaler Rechnungen. Ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro. Er sorgt zudem dafür, dass die Anbindung an die Warenwirtschaft nahtlos funktioniert.
Wie macht er das?
Zu Beginn werden die Rechnungsdaten einer Eingangsrechnung vom digitalen Buchhalter erfasst – unabhängig davon, ob diese bereits in elektronischer Form vorliegt oder die Papierrechnung gescannt und als PDF gespeichert wurde. Mittels der Texterkennung bzw. optischen Zeichenerkennung OCR (Optical Character Recognition) mit marahOCR werden für die Belegverarbeitung relevante Inhalte wie beispielsweise Rechnungsnummer, Absender, Beträge sowie das Datum automatisch eingelesen. Anschließend müssen die Angaben in den meisten Fällen nur noch geprüft und bestätigt werden – das Abtippen aller Rechnungsdaten gehört der Vergangenheit an. Zusätzlich lässt sich mit Hilfe sogenannter Geschäftsregeln die Rechnungserkennung wiederkehrender Belege „trainieren“. Nach und nach ordnet der intelligente Helfer relevante Inhalte automatisch zu und unterscheidet beispielsweise zwischen Kosten- und Warenrechnungen. Die Automatisierung durch das Duo digitaler Buchungsassistent und marahOCR führt zu einem erheblichen Zeitgewinn, reduziert Fehlerquellen und senkt dadurch die Kosten spürbar.
Im weiteren Verlauf werden alle erfassten Daten an das Warenwirtschaftssystem marahplus und das Finanzbuchhaltungssystem marahrw7 übergeben. Die Rechnungen werden zur Freigabe an die betreffenden Bearbeiter weitergeleitet. Die Verteil-Kriterien wie Kostenstellen oder die Höhe des Rechnungsbetrags können indiviudell definiert werden. Eine Benachrichtigung und Auskunft zum aktuellen Bearbeitungsstatus einer Rechnung sowie ggf. eine Erinnerung zur Freigabe stellen eine termingerechte Prüfung sicher und sorgen dafür, dass Skonti zuverlässig genutzt werden können. Befindet sich eine Rechnung noch im Freigabeprozess, kann diese jederzeit für Liquiditätsplanungen und Budgetkontrollen eingesehen werden.
Nach Freigabe der Rechnung wird die Buchung auf Sachkonten unter Einhaltung der Fristen vorgenommen und die Zahlung veranlasst. Alle Schritte des Rechnungsprozesses – vom Scannen bis zur Prüfung und Freigabe bis hin zur Zahlung – werden revisionssicher archiviert. Das geschieht gemäß den gesetzlichen Vorschriften wie GoBD etc. durch elektronische Archivierung in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum.
Detlef Held, Geschäftsführer von Sauter + Held, bringt die Vorzüge der papierlosen, automatisierten Prozesse auf den Punkt:
„Digitalisierung mit den richtigen Mitteln macht Dinge einfacher, sicherer und transparenter. Sie reduziert den Zeitaufwand für viele Tätigkeiten. Unsere Kunden sind durch die Unterstützung von marahplus im Wettbewerb einen wichtigen Schritt voraus, weil sie sich auf Wesentliches konzentrieren können.“
Hier profitieren beide Seiten voneinander. Denn der engen Zusammenarbeit mit Unternehmen aus dem Möbelhandel ist es zu verdanken, dass sich marahplus als flexible und individuelle ERP-Lösung mit ihren Herausforderungen bis heute konstant weiterentwickelt hat.
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