Die unternehmerische Struktur – das Fundament des internen Qualitätsmanagements

Die unternehmerische Struktur – das Fundament des internen Qualitätsmanagements

Die unternehmerische Struktur – das Fundament des internen Qualitätsmanagements

Teil 1 der Beitragsserie zum Qualitätsmanagement

Noah, Geschäftsleiter und Inhaber eines hochwertigen Unternehmens, beschäftigt sich in seinem Arbeitsumfeld mit einer Vielzahl verschiedener Aufgaben.
Er möchte die Qualität der einzelnen Stellen im Unternehmen verbessern und mit einem besseren Endergebnis seine Kunden begeistern. Bisher kümmerte sich Noah oft selbst um viele anfallende Tätigkeiten, doch es ist ihm klar, dass diese Vorgehensweise nicht zum gewünschten Ergebnis führt. Zu den Stärken einer erfolgreichen Führungskraft zählt ein gutes Ressourcenmanagement sowie das Delegieren von Aufgaben und Verantwortungen. Doch bevor Noah bestimmte Tätigkeiten seinen Mitarbeitern zuweisen kann, benötigt er einen Überblick über seine Unternehmensstruktur, als auch die Fähigkeiten der einzelnen Stellen.

 

Betrachtet Noah sein Unternehmen, wird ihm klar, dass dieses aus allen möglichen Wirkungskreisen besteht, zusammengesetzt aus Personen, Ressourcen und Informationen. Ein zentraler Aspekt dabei ist die Arbeitsteilung zwischen den Abteilungen seines Unternehmens, genauer, zwischen seinen 36 Mitarbeitern, was außerdem auch deren Kommunikationsbeziehungen zueinander betrifft. Vor allem die Koordination dieser Aufgaben, wann und an welchem Ort diese erfüllt werden, bzw. wie Prozesse zeitlich, als auch räumlich strukturiert werden, spielt eine wichtige Rolle.

Selbst bei kleinen Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern, können Strukturen schnell kompliziert und unübersichtlich werden
Wie behält Noah als Geschäftsführer den Überblick über seine Unternehmensstruktur, Mitarbeiter und Prozesse?

Bei seiner Recherche über die aktuellen Entwicklungen im Bereich Unternehmensführung und Unternehmensorganisation, stößt Noah häufig auf Begriffe wie Prozesssteuerung, Selbststeuerung, Teamorientierung, Flexibilität oder Agilität. Doch an welchen Trends soll er sich orientieren, um die Qualität in seinem Unternehmen zu halten, zu verbessern und gleichzeitig sowohl die Kompetenzen, als auch die Motivation seiner Mitarbeiter zu steigern, und nicht zu vergessen, seine Kunden zu begeistern?

 

Grundsätze des Qualitätsmanagements

Zwei der sieben Grundsätze von Qualitätsmanagement für Unternehmen sind neben dem Engagement von Personen auch die Orientierung an den laufenden Prozessen und deren Optimierung.

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7 Grundsätze des Qualitätsmanagements 
  • Kundenorientierung
  • Führung und Leadership
  • Engagement von Personen
  • Prozessorientierung
  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Faktengestützte Entscheidungsfindung
  • Beziehungsmanagement

Optimale Übersicht über das Unternehmen

Bevor sich Noah mit der Förderung seiner Mitarbeiter und der Optimierung der laufenden Prozesse auseinandersetzen kann, muss die Basis geschaffen werden: ein Überblick über seine gesamte Unternehmensstruktur. Wichtig für das Qualitätsmanagement seines Unternehmens ist es, jederzeit diesen Überblick zu behalten, sei es über die einzelnen Stellen und den dazugehörigen Abteilungen, oder über die Prozesse des Unternehmens. Noah stellt die interne Struktur seiner Mitarbeiter mit Hilfe einer Software visuell dar. Somit hat er eine Übersicht aller Bereiche des Unternehmens, anhand deren er einfach ablesen kann, welche Rollen nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Positionen und Abteilungen in seinem Unternehmen spielen. So werden ihm auf einen Blick die Zugehörigkeit und auch das Zusammenwirken einzelner Mitarbeiter deutlich.

 

Neben der internen Struktur sind Noah auch nachvollziehbare Workflows besonders wichtig. Daher strukturiert er die einzelnen Abläufe zeitlich, inhaltlich und logisch und kennt somit auch die Zuständigkeiten der Mitarbeitern, nicht nur auf die Abteilung bezogen, sondern auch auf die einzelnen Prozessabschnitte. Dadurch kann Noah neben der Steigerung der Qualität auch die Effizienz seiner Arbeitsabläufe steigern, die Transparenz erhöhen, Kommunikation verbessern und so die Zusammenarbeit zwischen seinen Mitarbeitern fördern.

Organisation Struktur Lösungen für Unternehmen – Sauter + Held Software

 Eine optimierte visuelle Darstellung der Unternehmensstruktur könnte beispielsweise aussehen wie hier auf dem Monitor abgebildet. Damit hat Noah die Basis für die Optimierung der Workflows in seinem Unternehmen. Ein Fundament auf dem er aufbauen kann.

 

Als nächstes kann er sich um die Förderung der Kompetenzen seiner Mitarbeiter kümmern, um so Qualitätsziele zu erreichen. Denn Kompetenzen stellen die einzelnen Fähigkeiten anwenderbezogenen Wissens dar, die für die Lösung jeweiliger Problemstellungen seines Unternehmens essentiell sind. Noah weiß, dass durch die richtigen Kompetenzen auch Verantwortung und Verpflichtung einhergehen, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens ermöglichen. Daher setzt er sich nicht nur für die Förderung der Kompetenzen, sondern auch für das Engagement seiner Mitarbeiter ein.

 

Mehr zur Förderung der Kompetenzen deiner Mitarbeiter erfährst du im zweiten Teil unserer Beitragsserie zum Qualitätsmanagement.

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Wusstest du schon…?

Nach dem EFQM-Modell ist die Qualität in deinem Unternehmen zu 10 Prozent von den Prozessen abhängig.
Wichtig ist daher die Integration einer kontinuierlichen Optimierung von Geschäftsprozessen, zum Beispiel über Benchmarking oder Total Quality Management.

Erzielt eine solche Optimierung jedoch nicht mehr die gewünschten Ergebnisse, kann eine radikale Veränderung durch so genanntes Business Process Reengineering umgesetzt werden. Durch BPR (Business Process Reengineering) werden deine internen Prozesse grundlegend neu, effizient und kundenorientiert gestaltet.

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